Mit besseren Prozessen die Wertschöpfung steigern

Mit der Makigami Methode Prozesse analysieren

Die Makigami-Methode ist eine einfache und schnelle Methode, Geschäftsprozesse jeglicher Art darzustellen, zu analysieren und mögliche Einsparpotenziale hinsichtlich Schnittstellen, Informationsfluss, Informationstechnik und Wertschöpfung zu identifizieren. Es ermöglicht Ressourcen Effizienter zu nutzen. Besonders im Verwaltungsbereich eignet sich diese Methode die sieben klassischen Verschwendungsarten zu identifizieren.

Die Sieben Verschwendungsarten:

1. Mängel (Fehler- oder lückenhafte Informationen)
2. Warten (Auf Daten, aus anderen Bereichen)
3. Nachbearbeiten (kopieren, verändern)
4. Lagern und Stapeln (Aktenstapel, etc.)
5. Überarbeiten (Suchen, nicht vereinheitliche Verfahrensweisen)
6. Bewegen (Unterlagen die herum geschoben werden, unlogische Ablagesysteme)

Informationsflüsse und Prozessschritte werden mit der Makigami Methode als Flussbild dargestellt und beschrieben.

Im Vordergrund steht hier der Blick auf den gesamten Prozess und aller damit zusammenhängenden Abläufe.

Optimierungsprojekte mit der Makigami Methode können grundsätzlich in drei Phasen eingeteilt werden:

1.Analyse des Ist-Zustandes und Visualisieren des aktuellen Zustandes. In dieser Phase sollten die folgenden Fragen gestellt werden: Wer macht was? Welche Dokumente und Kommunikationsmittel werden genutzt? Wie lange dauert der Prozessschritt? Welche Probleme oder Verschwendungen fallen während des Prozesses an?

2. Erarbeitung des Soll-Zustandes und Visualisieren des idealen Zustandes. In dieser Phase müssen sie die Frage stellen: " Wie stellen wir uns den idealen Prozess vor, wenn wir nicht auf externe Einflussfaktoren (Lieferanten, Kunden etc.) Rücksicht nehmen müssen.

3. Entwickeln SIe einen Umsetzungsplan zur Erreichung des Ideal Zustandes. In dieser Phase gestalten Sie einen neuen Prozess, indem Sie nun auch die externen (Kunden, Lieferanten) und Internen (Mitarbeiter etc.) Einflussfaktoren involvieren.

SO funktioniert´s

• Beschreibung um welchen Prozess es sich handelt.

• Festlegen welche Personen bzw. Abteilungen an diesem Prozess beteiligt sind.

• Jeden einzelnen Prozessschritt mit der Gruppe erarbeiten. Die benötigten Datenträger ermitteln.

• Die einzelnen Prozessschritte miteinander verbinden und Probleme erfragen (Fehlen Informationen oder entstehen hier Fehler?)

• Jeden Prozessschritt hinterfragen ob er zur Wertschöpfung beiträgt oder nicht. Überprüfung nach folgenden Kriterien:
• Läuft der Prozess dadurch besser?
• Profitiert der Kunde davon?
• Gibt es gesetzliche Vorschriften das zu tun?

• Zeitachse eintragen und Wochenende, Zeit nach Feierabend, etc. mit einplanen.

• Bearbeitungszeit, d.h. die tatsächliche in der tatsächlich eine Aktion erfolgt, einarbeiten.

• Wertschöpfende Zeit ermitteln und jeden Punkt nochmals hinterfragen, wie viel wertschöpfende Zeit tatsächlich enthalten ist.

• Verlustzeiten berechnen (Verlustzeit = Aktionszeit - wertschöpfende Zeit).

• Transfers zählen; ein Transfer entsteht bei Informationsweitergabe an eine andere Person oder Abteilung.

• Anzahl der Datenträger und die Gesamtzeiten zählen.

• Wertschöpfende Zeit in Verhältnis zur Gesamtzeit setzen in Prozent %.